BRIEF PARTICIPATIF
Faciliter l’écriture et rendre productif les cahiers des charges Marketing et Communication
Le BRIEF (ou le cahier des charges) c’est l’étape initiale de définition du besoin marketing, communication, web par le chef de projet, en direction d’experts prestataires externes, ou des équipes dédiées internes.
La “fabrication du BRIEF » est loin d’être anodine… La qualité de son contenu aura une incidence évidente sur la fluidité de la mise en œuvre du projet et la performance des livrables attendus.
Que l’on doive rédiger un BRIEF CRÉATIF ou un BRIEF TECHNIQUE, il n’existe malheureusement pas de “recette” mécanique pour produire LE document de travail qui réponde aux besoins particuliers d’un projet type et pour les équipes chargées de le réaliser.
Alors
c’est quoi un bon BRIEF
ou Cahier des Charges ?
Écriture solitaire.
En règle générale, le BRIEF est un travail d’écriture plutôt solitaire. Il est rédigé par un commanditaire marketing ou communication, qui formule le besoin pour fournir les informations utiles aux futures équipes en charge de réaliser le projet.
Contenu incertain !
Il n’y a pas de trame toute faite pour rédiger le BRIEF. Sa forme finale pourra, en fonction de l’importance des enjeux et de la nature des destinataires, être plus ou moins structurée ; du cahier des charges très étoffé, à la note minimaliste envoyée par courriel…quand c’est un écrit, car quelques fois un simple échange téléphonique aura fait l’affaire !
Le responsable marketing/communication y intègre en tous cas, les éléments qui lui semblent être le plus pertinents pour qu’on lui fournisse une réponse, méthodologique et chiffrée.
Choix subjectifs !
La qualité de ce qui est livré est donc laissé à l’interprétation du rédacteur qui doit faire un effort de projection pour imaginer ce que doit contenir son brief pour faire naître la meilleure réponse. Ses choix sont des hypothèses subjectives !
Quels sont les critères qualités d’un BRIEF ?
On peut donc légitimement se poser la question des critères objectifs de qualités. Un bon (ou un mauvais) BRIEF c’est quoi ?
- La quantité d’informations fournies ?
- La qualité et la précision des éléments qui le constitue ?
- La façon de le transmettre aux prestataires ?
- Le respect des règles d’usage édictées par le « Manuel du Parfait BRIEF » ?
Qu’en pensez-vous ?
Est-ce que vous savez si les BRIEFS que vous avez rédigé sont efficaces …si vous avez fait le tour complet de la question et transmis toutes les informations pour atteindre rapidement votre but ?
Et si vous deviez améliorer la façon de faire vos BRIEFS, vous feriez quoi ?
Je suis certain que la question même doit sembler étrange pour tout•es celles et ceux qui sont donneurs d’ordres et rédigent des briefs pour lancer des projets !
Et pourtant !
Du BRIEF dépend souvent, non seulement la qualité du résultat final, mais aussi la fluidité de l’organisation et des échanges autour de la construction de votre projet !
Les limites du BRIEF CLASSIQUE
Si le seul critère objectif d’efficacité d’un brief, c’est sa capacité à fournir de façon synthétique l’information utile pour que les prestataires (ou les équipes de réalisation interne), la bonne question à se poser c’est
« Comment savoir si nous fournissons toutes les informations indispensables ? »
Or dans un modèle de diffusion verticale de l’information, (Je décide de façon directive, ce que je vais transmettre comme informations) il n’y a pas d’échanges entre les parties-prenantes. Le BRIEF est donc un document figé, façonné au travers de la seule vision subjective de son rédacteur.
À l’heure où les résultats des méthodes participatives sont éprouvées, cette façon rigide d’écrire le BRIEF, limite le champs des possibles et tend à induire une réponse conventionnelle avec des critères de sélection de projet réduits à son aspect budgétaire.
Optez pour le BRIEF PARTICIPATIF comme méthode de rédaction
On peut sortir du schéma classique du BRIEF en écrivant de façon plus collective. Cela veut dire que le commanditaire du projet n’est plus seul à réfléchir à ce qui fera la pertinence des informations qu’il doit produire. Utilisez une méthode participative de construction du cahier des charges permet de gagner sur presque tous les tableaux !
Co-contruire le BRIEF dans une démarche participative
au démarrage du projet vous permet ces bénéfices :
1 - Un travail de rédaction bien plus ludique
2 - Vue large et débat ouvert
Échanger, c’est permettre d’avoir un débat contradictoire sur la problématique que vous cherchez à solutionner et l’objectif final que vous visez.
Échanges intéressants en perspective qui ouvrent une lecture élargie du projet à mettre en place. Votre BRIEF sera donc augmenté sur le fond et sur la forme, pour correspondre parfaitement aux besoins d’informations utiles pour réaliser le projet.
3 - Vous ne perdez plus de temps
Vous constituez votre BRIEF avec les éléments essentiels au besoin du projet, formulés rapidement par le groupe.
La méthode est rapide, synthétique et le BRIEF se structure naturellement grâce aux apports du collectif.
4 - Vous gagnez du temps
Vous êtes dès l’origine du projet certain que vos équipes sont sur la même longueur d’onde que vous. Vous raccourcissez les phases de réalisation du projet et vous évitez les allers retours improductifs et chronophages.
5 - Un équipe projet galvanisée
Vous impliquez le (ou les) expert(s) dans la construction de la problématique. Que cela soit avec des collaborateurs en internes ou avec des prestataires externes, avoir l’avis de tous favorise un climat de confiance et de transparence. Vous obtenez une l’équipe projet investie et fédérée pour mener à bien projet.
6 - Vous démarrez sur des bases saines
Comme toutes les facettes du sujet ont été abordées par toutes les parties prenantes, vous êtes sûr•e de l’exhaustivité et l’utilité des informations contenues dans votre BRIEF. Tous ont le même niveau d’informations et vous aurez pu contrôler que les objectifs et les livrables attendus son compris collectivement.
7 - Vous élargissez votre projet au maximum de son potentiel
Parce qu’on a toujours plus d’idées dans plusieurs têtes que dans une seule, votre projet sera augmenté et consolidé par la vision complémentaire des participants à la construction de votre projet. Les indications des experts présents vous permettrons d’ajuster les contours du projet pour optimiser sa réalisation.
Les confrontations d’idées et d’opinions pourront parfois faire émerger une réalité que vous n’aviez pas perçue qui pourrait influencer la nature même du projet….voir remettre en question sa raison d’être dans la forme initiale que vous aviez prévue !?
